Press ESC to close

10 E-posta Görgü Kuralı İpuçları

Modern iletişimin en yaygın yollarından biri elektronik postadır (e-posta); bilgisayar aracılığıyla bir kişiden alıcılara mesaj gönderme yeteneği. Bu medya geniş çapta suistimal edildi ve en büyük suç e-posta kullanırken kaçınılması gereken şeyler hakkında bilgi eksikliğinden kaynaklanıyor. İnsanların bu tesisi kullanırken yaptıkları, alıcıların çoğunu duvara çeken şeyler var. Yapılması ve yapılmaması gereken yüzlerce şey var, bu nedenle bu makalede e-posta kullanımıyla ilgili birkaç önemli konuyu seçiyorum. On yıldan fazla bir süredir e-postaları kullanıyorum. Bu, iletişim kurmanın en iyi yollarından biridir, ancak diğer tüm tesisler gibi, kötüye kullanıma ve yanlış kullanıma tabidir. İstismarın her zaman tesisin amacının belirsiz olduğu durumlarda ortaya çıktığı görülmüştür. E-posta bir süre daha bizimle olacak, bu nedenle kullanıcıların görgü kurallarını uygulamaları gerekiyor, böylece onu kullanan herkes bunu yapmaktan zevk alıyor.

E-posta İpuçları:

1. E-postaları hızla açın ve yanıtlayın – E-posta gönderip tek bir yanıt alamamak çok sinir bozucu. Kişi, e-postaların geçip geçmediğini veya sadece ertelenip ertelenmediğini merak etmeye başlayacak. Bir e-postayı yanıtlamak, tüm ekleri vb. okuduğunuzu doğrulamak için gerekli değildir. Aldığınızı bildirmek için yanıt verebilirsiniz ve daha sonra daha ayrıntılı olarak okuyacaksınız. Göndericiye huzur verir. Sizi e-postaları hızlı bir şekilde açmaya teşvik ederken, makinenize virüs bulaşmaması için şüpheli konulara ve eklere dikkat edin.

2. Ne iletmek istediğinizi netleştirin – Uzun sarımlı e-postalar asla okuyucunun dikkatini çekmez. İnsanların amacınızı en az kelimeyle okuyup anlamasını sağlamak için konuya daha hızlı gelin. E-postada argo ve steno kullanmaya başlamanızı savunmuyorum. İnsanlar, işyerinde ve genel olarak yaşamdaki taleplerin artması nedeniyle meşgul oldular. Konunuz, ileti gövdesinde ve ekinde sahip olduğunuzla eşleşmelidir. İnsanları baştan çıkarıcı konu ve gövde metni yoluyla aldatmaktan kaçının, ancak ek beklentilerin gerisinde kalır. Her zaman e-postanıza çekidüzen verdiğinizden emin olun, söylemek istediğiniz her şeyin söylenip söylenmediğini iki kez kontrol edin. Her e-posta ile biraz daha fazla bilgi eklerken aynı konu hakkında dört kez yazmak can sıkıcıdır. İnsanlar bir eğilim fark ettiklerinde her zaman e-postanızın dördüncü sürümünü bekleme eğiliminde olacaklardır. E-postanızda, birinin bilgisi veya eylemi için net olun.

3. E-postalarınızı düzenleyin ve yönetin – Organize olduğunuzda, e-postalarınızla daha verimli hale gelirsiniz, bu da heyecan verici bir deneyim haline gelir. Posta kutumu açarken yaptığım ilk şey, tüm istenmeyen veya önemsiz postaları seçip bu şekilde işaretlemek ve hemen çöpe atmak. Ayrıca e-postaları farklı kategorilerde depolamak için klasörler oluşturuyorum. Arşivleme sürecini otomatikleştirmek için, e-postaları benim müdahalem olmadan farklı klasörlere koymaya yardımcı olan e-posta kuralları oluşturuyorum. Değer görmediğim e-postalar da hemen siliniyor, faydalı olması için. Bunu yapmanın, yüzlerce e-postayı herhangi bir yorgunluk belirtisi olmadan işlemenizi sağlayacağını kesinlikle öğreneceksiniz. E-postaları takip etmeyi unutmamak için, dikkatimi çekmeye devam etmeleri için genellikle e-postaları Okunmadı olarak işaretliyorum. Okunmamış e-postalara çok uzun süre dayanamadığım için topun üzerinde kalmama yardımcı oluyor. 400 okunmamış mesajı olan insanları gördüğümde şok oluyorum, önemli mesajlar pek kullanışlı olmayan e-postaların arasına gizleniyor bu yüzden teslim tarihleri ​​kaçırılıyor, randevular erteleniyor vs.

4. Adresleme şeklinize dikkat edin – Mesajı kime gönderdiğinizi, bilgi için kime karbon kopyaladığınızı (cc) ve kim olduğunuzu kör karbon kopyaladığınızı (bcc) bilin, yani e-postanın bir kopyasını alırlar ve diğer alıcılar bundan haberdar olmaz. Bir bülteni dağıtırken veya yüzlerce kişiye e-posta gönderirken adresleri her zaman bcc altına koyun. İstenmeyen e-postaların tüm web üzerinden gönderilmesi, insanların başkalarının adreslerini gereksiz yere ifşa etmesinden kaynaklanmaktadır. Rahatsız edici olabilir. Benzer şekilde, başka birinden 5 kişiye kopyalanmış bir e-posta almanız durumunda, gönderene tümünü yanıtlamayın bir yanıt göndermek için yanıtla seçeneğini kullanın. Tümünü yanıtla, yanıtınızı e-postayı alan herkese gönderecektir. Kesinlikle gerekli olduğu durumlarda tümünü yanıtla kullanın.

5. E-posta Biçimlendirmesi ve Doğruluğu Önemlidir – E-postanın yalnızca eski günlerdeki olağan elle yazılmış mektubun yerini aldığına dikkat etmek önemlidir. İnsanlar daha önce mektuplarının nasıl biçimlendirildiği konusunda çok dikkatliydiler. Artık, e-postaları güzel bir şekilde biçimlendirmek, yazım denetimi, dil bilgisi vb. için mevcut araçlar ve yardımcı programlar olsa bile, insanlar alıcılara hala ham, hatalı e-postalar gönderiyor. Başlangıçta söylemek istediğinizi ilettiğinizden emin olmak için her zaman yazımları kontrol edin. Bunun tersini iletmek kolaydır. E-postanızı yalnızca gözlerinizi kullanarak taramak, zihninizin göremediği hataları gidermenize yardımcı olmaz. Bazen e-postadan uzaklaşıp birkaç dakika sonra geri gelmek size tüm hatayı gösterecektir. Her ikisi de bir tavrı ifade ettiğinden, TÜM BAĞIRYAN BÜYÜK HARFLER veya tembel küçük harfler yazmaktan kaçının. E-postalarınızda birden fazla renk kullanmaktan kaçının. Süslemeler ve arka planla ilgili değil, mesajla ilgili. Özellikle işle ilgili e-postalarda ifadelerden mümkün olduğunca kaçının. Komik görünen yazı tipleri, birinin bir e-postayı okumasını daha uzun sürdüğü için can sıkıcı olabilir. Onlardan kaçının.

6. Uygun Ek Yönetimi gereklidir – Zaman zaman alıcının ekli bir dosyaya erişmesini isteyebilirsiniz. Ekleri açmak için tüm alıcıların aynı program sürümüne sahip olduğunu varsaymayın. Ekleri, alıcının sahip olabileceği herhangi bir program sürümü tarafından açılabilecek bir biçimde kaydedin. Hareket kolaylığı için büyük dosya eklerinin sıkıştırılması gerekir. Bazı sunucular büyük ekleri keser, bu nedenle bilgileriniz alınmaz. Büyük eklerin alındığını doğrulamak için her zaman ayrı bir e-posta gönderin. Herkesin indirmek için yüksek hızlı bir internet bağlantısı yoktur. E-postayı göndereni bildiğiniz için eklerine güvenebileceğinizi asla varsaymayın. Virüsler genellikle e-postalara eklenir, bu nedenle alıcının makinesinin virüs koruması olmadan savunmasız olduğu durumlarda, ek yürütüldükten veya açıldıktan sonra virüs bulaşır.

7. Forvetlere Dikkat Edin – Başkalarına iletmeden önce bir e-postanın faydasını veya faydasını ve geçerliliğini değerlendirin. Bazı “özel teklifler” vb. yalnızca aldatmaca veya spam’dir. E-postaların gönderdiğiniz kişilerde neyi tetikleyeceğini bilemeyebilirsiniz. Sattığınız e-postaların kalitesi ve türleri, insanların sizi nasıl gördüğü üzerinde bir etkiye sahiptir. Her zaman e-postaya eşlik edecek kişisel bir yorum yazmak için zaman ayırın, böylece alan kişi sizin okuduğunuzu ve onlardan ne yapmasını istediğinizi bilsin. Yorumu yazamıyorsanız, yönlendirme zahmetine girmemelisiniz. Siyasi veya cinsel içerikli e-postaları iletmeye dikkat edin. E-postayı alan kişiler “cömertliğinizi” takdir etmeyebilir. Çalıştığım şirketlerde, çıplaklık ve cinsel mizah sattığını tespit edenlerin tamamen yasaklanacağı veya disiplin cezasına çarptırılacağı konusunda anlaşmıştık. İş dışı malzeme, iş kaynağının israfıdır. Mesajı siz oluşturmamış olabilirsiniz, ancak günde 30 mesaj (ilham verici olanlar bile) iletildiğini görmek çok çirkin görünüyor. Sizden bu hizmeti istemeyen kişilere toplu posta göndermekten kaçının. Bu toplu postalanan ürünleri aldığımda nasıl hissettiğimi biliyorum, bu yüzden bunu başkalarına yapmaya çalışmıyorum.

8. E-posta nezaketini uygulayın – Aldatma olduğunu anladığınız bir mesaj gönderirseniz, özür dileyecek kadar kibar olun. Bazen tek bir anlama gelen bir mesaj gönderebilirsiniz, ancak alıcılar onu farklı bir bağlamda okuyup öfkelendirebilir. Öfkeyle cevap vererek yaralanmaya hakaret eklemeyin, sadece ne demek istediğinizi netleştirin. Kelime savaşlarıyla savaşmak için e-posta sistemini kullanmak için hiçbir sebep yok. Kaybedecek böyle bir zaman yok. “Yanıt vermeyen kişiler” sizi üzmeden önce, yanıtların yanlışlıkla otomatik olarak arşivlenmesi ihtimaline karşı çöp veya önemsiz posta klasörünüzü kontrol edin.

9. Duygusal e-postayı işleme – Duygu yüklüyken yazdığınız e-postalar bazen pişmanlık duymanıza neden olur. Yazdıktan sonra posta kutularına ulaşmadan önce onunla vakit geçiren bir mektubun aksine; Gönder tuşuna bastığınızda çoğu durumda mesajı geri çağırmak zordur. Her zaman geri çekilin ve kendinize verdiğiniz yanıtın ertesi gün tutarlı olup olmayacağını sorun. O güne kadar bekle ve mesajı gönder. Yanlış iletişim kurduklarında veya alıcının bir iletişim engeli geliştirmesine neden olduklarında birçok sivri uçun düşeceğini fark edeceksiniz. İnsanlar duygusal varlıklardır. Söylediğiniz herhangi bir ifade, 8 farklı kişi tarafından kolayca okunabilir, çünkü bunlar büyük ölçüde farklı geçmişlere ve deneyimlere sahiptir. Ayrıca, değişen seviyelerde duygusal güce sahiptirler. “Çok Seviyorum, Özledim, Çokça kucaklıyorum, öpüyorum” gibi karşı cinsin tökezlemesine neden olabilecek ifadelere karşı dikkatli olun. Alıcıya karşı duyarlı olun.

10. Son Tavsiye – Bir kişinin e-posta adresine sahip olmanız, onu herkesle paylaşabileceğiniz anlamına gelmez. Eğer biri e-postayı istiyorsa, onu kendi başlarına aramalılar. Çevrimiçi aboneliklerde iş e-posta adresinizi kullanmaktan kaçının. Özel adresinizi iş e-posta adresi yalnızca iş için olması gerektiği için kullanın. Bir kopyasını özel adresinize ileterek e-postanızı koruyun. Makineniz çalınsa veya hasar görse bile, e-postalarınızın yedeğini almaya devam edeceksiniz. Bir e-posta gönderdiğinize dair kanıta ne zaman ihtiyaç duyacağınızı asla bilemezsiniz. Kendinizi bir mahkemede suçlanmaktan veya mahkum edilmekten muaf tutmak için kullandığınız e-posta olabilir. Bir katkı veya görüş göndermek için iş e-postanızı kullanırken, her zaman görüşünüzün işvereninize ait olmadığını gösteren bir sorumluluk reddi beyanı ekleyin, aksi takdirde kişisel görüş ve zihniyetleri göndermek için kişisel e-posta adresini kullanın. İhtiyacınız olan son şey, işvereninizin alan adının kara listeye alınmasıdır.

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

@Katen on Instagram
[instagram-feed feed=1]