“Gelen kutumu sıkıcı, alakasız e-postalarla doldurmayın!”
Bu sizin personelinize benziyor mu? Kabul edelim, birçok personel dahili e-postaların işlerini kesintiye uğrattığını düşünüyor. Onları okumaya zahmet etseler bile, Gelen Kutularını tıkayan tüm bu ‘dahili e-postalar’ ile ne yapacakları konusunda hala sorunları var. İşçiler, aldıkları dahili e-postanın %34’ünün gereksiz olduğunu iddia ediyor. Ortalama bir çalışan, e-postayı yönetmek için günde 49 dakika harcıyor. Çalışanların %24’ü günde bir saatten fazla bu görevle meşgul olduklarını söylüyor. (Gartner/e-Şirket).
Kuruluşunuzdaki aşırı e-posta yükünü azaltmak için bu ipuçlarını deneyin.
Bilgilendirici başlıklar kullanın
Konu satırı için bilgilendirici bir metin mesajı kullanın. Okuyucunuzun e-postayı açmak için zaman harcamasına bile gerek yok. Okuyabilir ve silebilir. Mesajı alırlar ve zamandan tasarruf ederler.
E-postanızın gövdesinde de başlıklar kullanın. Bir gazete okumayı düşünün. Sadece başlıkları ne sıklıkla tararsınız? Aynısı e-postanız için de geçerlidir. E-postanızı mantıklı bir şekilde yapılandırın ve her paragraf için bir başlık sağlayın. Okuyucunuz, tarayarak veya arayarak önemli bilgileri hızlı bir şekilde bulabilecektir.
Acil ve acil olmayan e-postaları ayırt edin
Mesajınız kritik mi, acil mi yoksa sadece bilinmesi güzel mi? E-postaları işaretleyerek personele yardımcı olun. Okuyucunuzun neyin acil olduğu konusunda çok farklı bir fikri olabileceğini unutmayın. Zihinsel olarak kendinizi onların yerine koyun. E-postanın onlar için ne kadar önemli olduğuna karar verin. Ardından, konu satırında veya standart e-posta sembollerini kullanarak aciliyet düzeyini belirtebilirsiniz.
Personelin önemli mesajları aldığından emin olmak ve ardından bunları kimin okuduğunu takip etmek için Desktop Alert aracını kullanabilirsiniz. Alternatif olarak, bir ekran yöneticinin/yöneticilerin çalışan ekran koruyucularını bir dizi dinamik sıralamalı reklam panosuna dönüştürmesine olanak tanır. Bu biçim, acil olmayabilecek ancak çalışanın ‘farkındalığı’ açısından önemli olan mesajlar için idealdir.
Aşırı e-posta yükünden muzdarip olan çalışanların, e-posta olarak gönderildiklerinde bu tür mesajları fark etmeleri pek olası değildir. Bununla birlikte, ekranlar, farkındalığı artırmak ve ana temaları iletmek için ince ama çok güçlü bir yol olarak hareket edebilir.
‘Dahili iletişimlerinizi’ gruplayın ve her gün aynı saatte gönderin
İskoç üniversiteleri Glasgow ve Paisley tarafından yapılan bir araştırmanın, bazı personelin gelen kutularını saatte 30-40 kez kontrol ettiğini ortaya çıkardığını bilmek sizi endişelendirebilir.
Her gün belirli saatlerde e-postalarla uğraşmak genellikle daha verimli ve daha üretkendir. Her gün aynı saatte dahili iletişim yoluyla göndererek yardımcı olabilirsiniz.
Bir e-posta toplama aracı, bir şirket bülteninde dahili e-posta toplamayı sağlar. Böylece, BT’nin bir kesinti hakkında e-posta güncellemesi göndermesi, pazarlamanın ürün bilgisi güncellemeleri göndermesi ve İK’nın personel güncellemelerini e-posta yoluyla göndermesi yerine, bu mesajların tümü hızlı ve kolay bir şekilde aynı dergide birleştirilebilir.
Grup e-posta listelerini yönetin ve dahili spam ile uğraşmayın.
Siz veya personeliniz ne sıklıkla bir e-posta açıp okumanız gerekip gerekmediğine karar vermek için birkaç dakika harcıyorsunuz? Ne büyük bir zaman kaybı ve e-posta depolama alanı! Bir e-posta bekçisi atamayı deneyin: her e-posta grubunu bilen, her grup için hangi bilgilerin alakalı olduğunu ve her grubun bilmesi gereken biri. Kapı bekçisi, her grubun yalnızca ilgili e-postaları almasını sağlar. Gatekeeper ayrıca net e-posta politikaları ve prosedürleri geliştirmeye yardımcı olabilir, böylece personel hangi e-postaların silineceğini, hangilerinin dosyada tutulacağını bilir.
Kitlenizi hedefleyin ve onlarla alakalı e-postalar hazırlayın.
Bu yüzden bir e-posta yazarken, onu okuyacak insanları düşünün. O zaman onlara anlayacakları dilde yazın. Mesajı onlarla ve rolleriyle alakalı hale getirin. Onlara neden yazdığınızı ve ne bilmelerini, ne düşünmelerini veya ne yapmalarını istediğinizi söyleyin. İster bilgilendirici e-postalar gönderiyor olun ister dahili bir dergi yayınlıyor olun, hedef kitlenizi tanımanız gerekir.
Belirli çalışan gruplarına yönelik iletişimleri hedeflemenize olanak tanıyan İletişim araçlarını kullanın. İnsanların tam olarak ne okuduğunu ve nelerin göz ardı edildiğini görmenizi sağlayan raporlama seçeneklerine sahip olduklarından emin olun.
İçeriği kısa tutun.
Basit bir dil kullanın ve bilgilendirici başlıklardan yararlanın. Meşgul personel, mesaja ulaşmak veya mesajın ne anlama geldiğini çözmek için zaman harcamak istemez. Özellikle e-postaların kısa ve net olması gerekir. Okuyucunuzu ve okuyucunuzun ne düşünmesini, bilmesini veya yapmasını istediğinizi düşünün. Başka bir deyişle, mesajınızın neyi başarmasını istiyorsunuz? Mesajınız için mantıklı bir sıraya karar verin. Ardından okuyucunuzu göz önünde bulundurarak mesajınızı Plain English kullanarak yazın.
Mesajınızın neyi başarmasını istediğiniz konusunda net bir fikriniz yoksa veya hedef kitleniz hakkında net bir anlayışınız yoksa yazmayı bırakın.
E-postalarınızı yönetin ve etkili bir şekilde arşivleyin
Kuruluşunuzun e-postaları yönetmek için net yönergeleri yoksa, giderek daha fazla personelin yüzlerce e-postanın ağırlığı altında inleyen gelen kutuları olduğunu görebilirsiniz. Bu, BT kapasitesi üzerinde baskı oluşturur, ancak daha kötü bir sorun vardır. Gelen kutunuz çok dolu olduğu için siz veya personeliniz önemli bir güncellemeyi veya yeni bilgiyi tam olarak sindiremediniz mi? E-posta yönetimi politikanıza bakmanın zamanı gelmiş olabilir.
Bir klasör yapısını kabul ederek işe başlayabilirsiniz, böylece çalışanlar e-postaları nereye kaydedeceklerini ve aynı derecede önemli olarak onları nerede bulacaklarını bilirler. Hangi e-postaların saklanması, ne kadar süre saklanması, ne zaman ve arşivlenmesi gerekip gerekmediği ve okunduktan sonra hangi e-postaların silinmesi gerektiği konusunda net kurallar üzerinde anlaşın.
Açık e-posta ilkeleri geliştirdikten sonra, personelinizin kuruluşunuzun e-posta ilkelerine ilişkin bilgisini ve anlayışını pekiştirmek ve test etmek için personel sınavlarını, posterleri ve ekran koruyucuları kullanabilirsiniz.
E-posta göndermeden önce kendinize ‘Bu mesajı iletmenin en iyi yolu e-posta mı?’ diye sorun.
E-posta bazen hassas ve hatta hoş olmayan mesajları iletmek için kullanılır, ancak bu iyi bir uygulama değildir. Mesajı iletmenin alternatif yollarını inceleyin ve teşvik edin. Neden tüm farklı iletişim kanallarını düşünmek için bir personel toplantısı yapmıyorsunuz? Her seçeneğin yararlarını ve sakıncalarını tartışmalarını isteyerek personeli dahil edebilirsiniz.
‘E-postasız’ bir gün deneyin
Personeliniz, yanlarında oturan kişilere ne sıklıkla e-posta gönderir? Yüz yüze görüşme veya telefon görüşmesi daha etkili olacakken ne sıklıkla e-posta gönderirsiniz?
E-postasız Gün bazı insanlar için aşırı görünebilir, ancak bilgi aktarmanız gereken bir grupla kahve molası vermek de dahil olmak üzere çok sayıda mevcut iletişim kanalıyla, e-posta içermeyen bir bölgeyi yönetmek çok zor bulmamalısınız. Personeli bilgi iletmenin alternatif ve daha etkili yollarını düşünmeye teşvik etmek iyi bir fikirdir.
Meydanın dışında düşünün.
Mesajınızı başka nasıl iletebilirsiniz? Kuruluşunuza açık olan tüm iletişim kanallarını listelemeye ve her birinin avantajlarını ve dezavantajlarını düşünmeye ne dersiniz? Kuruluşunuzdaki personelin düzenli olarak gönderip aldığı tipik bilgi türlerini inceleyin.
Başarılı bir şekilde iletilmek için her tür mesajın sahip olması gerekebilecek gereksinimleri de düşünün. Örneğin kendinize sorun, görsel mi yoksa sesli ipuçlarına mı ihtiyacınız var? Yoksa bilgiler gizli mi yoksa hassas mı? Yoksa ek bilgiye mi ihtiyacım var? Yoksa mesaj acil mi? En etkili iletişim kanalını seçmelerine yardımcı olarak, iletişimlerini geliştirmelerine yardımcı olacağı için personeli bu sürece dahil edin. Ayrıca bazı mesajların, özellikle hassas konularla ilgili olanların e-posta yoluyla iletilmesi için uygun olmadığını hatırlatacaktır.
Telefon görüşmelerinin ve yüz yüze toplantıların daha fazla zaman aldığını düşünebilirsiniz, ancak e-postasız günler uygulayan bir şirket, aşırı e-posta yükünü azaltmak için gerçek bir çaba göstermenin daha iyi ekip çalışması, daha mutlu müşteriler ve daha hızlı problem çözme ile sonuçlandığını belirtti.