E-posta görgü kuralları değişiyor ve kuralları bilmek hayati önem taşıyor. E-posta, iletişimi özgürleştiren güçlü bir araçtır. Eylem odaklı e-posta yazmak, kısa vadede hızlı bir şekilde sonuç almanıza yardımcı olacak kritik bir beceridir. Uzun vadede, e-posta görgü kurallarını bilmeniz kariyerinizde ilerlemenize yardımcı olacaktır.
Ancak, herhangi bir iletişim aracı gibi, nasıl ve ne zaman kullanılacağını bilmek önemlidir. Çevrimiçi e-postayı ne zaman kullanacağınıza karar vermenize yardımcı olacak bazı yapılması ve yapılmaması gerekenler şunlardır:
E-posta görgü kuralları – E-postayı aşağıdakiler için kullanın:
- Belirli fikirleri hızlı bir şekilde iletmek
- Makul derecede kısa mesajlar – bir ekranda yaklaşık 20 satıra kadar
- Temel işlerin ele alınması
- Bir listeye bilgi gönderme
- Önceden bilgi göndererek telefon ve toplantı süresini kısaltmak
- Gizli olmayan mesajlar
E-posta görgü kuralları – E-postayı şu amaçlarla kullanmayın:
o Bu öğleden sonra beklenmedik bir toplantı gibi acil eylem gerektiren herhangi bir şey. Çoğunuz herkese ulaşamıyorsunuz. Bunun yerine arayın.
o Dört veya daha fazla yanıt dizisi oluşturan e-posta gibi derinlemesine tartışma. Bir telefon görüşmesi veya kişisel toplantı zamanı olabilir.
o Yanlış posta kutusuna ulaşırsa size veya başkasına kötü yansıyacak herhangi bir şey. Gönderdiğiniz her şeyin kamu malı olabileceğini unutmayın. Asla amaçlanmadığı kişiler tarafından iletilebilir, kaydedilebilir ve yazdırılabilir ve mahkemede kanıt olarak kullanılabilir.
o Kötü haber vermek veya bir meslektaşa veya çalışana olumsuz geribildirim vermek gibi hassas konular.
o Müstehcen, iftira niteliğinde, saldırgan veya ırkçı hiçbir şey, şaka olarak bile olsa bir şirket e-postasına ait değildir.
o Nadiren e-posta kullanan kişilerle iletişim kurmak.
o Bir mesajın yorumlanmasında beden dili ve yüz ifadesinin önemli olduğu kişisel iletişim
o Kızgın veya alaycı mesajlar. Isınmak kolaydır ve e-posta ile kendimizi anonim hissederiz. Çoğu zaman kimsenin yüzüne söyleyemeyeceğimiz şeyleri yazarız. Üzgünseniz, bilgisayardan uzaklaşın ve sakinleşin. Kendinize, yüz yüze olsaydınız bunu ona söyler miydiniz diye sorun. Söylemeyecekseniz göndermeyin.
o Kolaylıkla yanlış yorumlanabilecek mesajlar. Bize daha fazla ipucu verecek ses tonuna veya beden diline sahip olmadığımız için, insanlar genellikle bir e-postanın ne anlama geldiğini sorgular.
Sizi e-posta görgü kuralları için bu basit kuralları çevrimiçi kullanmaya davet ediyorum.