E-posta iletişimleri çok popüler olduğundan, insanların aracı en iyi şekilde nasıl kullanacaklarını bilmek için daha fazla ipucuna ihtiyacı var. İnsanlara e-posta uygulamalarını kullanmayı öğrettim ve temel görgü kurallarını yalnızca belirli konularda bir kenar çubuğu olarak ekledim. Ancak, şimdi pek çok kötü geliştirilmiş e-postanın iş iletişimi olarak gönderildiğini görüyorum. Artık bu aracın kullanımı arttıkça e-posta görgü kurallarının daha önemli hale geldiğini anlıyorum. E-posta gönderen bir profesyonel olarak, daha iyi görgü kurallarını teşvik etme ihtiyacı hissediyorum.
Herkesin e-posta görgü kurallarının ticari iletişimin bir parçası olduğunu hatırlaması gerekir ve bunlarda da profesyonel davranış için uygun prosedürleri izleme ihtiyacı vardır. Kötü iletişim herkesin profesyonelliğini yansıtır. İşte iletişim görgü kuralları bilgisini geliştirmek için bir fırıncının bir düzine e-posta yapılması ve yapılmaması gerekenler listesi.
1. Noktaya gelin. Özlü olun. Kimse uzun bir e-posta okumak istemez. Söyleyecek çok şeyiniz varsa, bir not, mektup gönderin veya tam URL’yi kullanarak bir ekte veya web bağlantısında ayrıntıları sağlayın.
2. İnsanları yanıt bekletmeyin. En kısa sürede cevap verin. Standart yanıt için kullanılacak iyi bir zaman yönetimi kuralı 24 saat içindedir.
3. Tüm sorularını yanıtlayın. Size gönderilen bir e-postada sorulan sorular ve e-postanızın alıcıdan isteyebileceği sorular.
4. Tümü büyük veya küçük harf kullanmayın. BÜYÜK HARFLER bağırıyormuş izlenimi verir ve tüm küçük harfleri takip etmek zordur, ayrıca okuma yazma bilmiyormuş gibi görünebilirsin.
5. Konu satırınızı anlamlı ama kısa yapın. Konu satırı, izleyiciye genellikle e-postanın şimdi ilgilenilmesi gerekip gerekmediğini veya daha sonraya kadar bekleyip beklemediğini bilmesini sağlar. E-postayı incelemek için telefon veya PDA kullanan okuyucular, değerli ekran alanını uzun konu satırlarına kaptırabilir.
6. Herkesin yanıtı gerçekten görmesi gerekmedikçe “tümünü yanıtla”yı kullanmayın. Bunu düzeltmek için, e-posta varsayılan ayarınızı bu seçili olmayacak şekilde değiştirin, gerektiğinde tümünü seçmek, göndermeden önce fazladan bir düşünme adımı gerektirir.
7. “CC” nezaket kopya seçeneğini dikkatli kullanın. Yalnızca ileti içeriği veya ekleriyle ilgilenen kişilerin e-postayı incelemesi gerektiğinden emin olun.
8. Zincirleme mektupları iletmeyin veya virüs bulaştırmayın. Bu öğeler yalnızca posta sunucularını tıkamakla kalmaz, bazen iş üretimini de durdurur!
9. Yazım denetleyicisi kullanın ve uygun dil bilgisi ve noktalama işaretlerini doğrulayın. Bu sadece herhangi bir iş iletişimi için akıllıdır. Ayrıca, e-postayı gören herkes ne anlama geldiğini anlayamayabileceğinden, e-postadaki kısaltmaların veya anlık mesajlaşma kısayollarının o kadar net olmadığını unutmayın.
10. Gizli bilgileri tartışmak için e-posta kullanmayın. E-posta, birçok kişinin düşündüğü kadar özel değildir. E-postanın geçebileceği bilgisayarlara ve sunuculara kimin ulaşabileceğini veya üzerlerinde ne kadar süreyle tutulacağını asla bilemezsiniz.
11. HTML ve ekleri kullanırken dikkatli olun. Bu şeyleri herkes istemez. Ayrıca HTML bazı e-posta araçları tarafından okunamayabilir. Bazı e-posta sunucuları HTML’yi, büyük ekleri veya belirli dosya türü eklerini yine de otomatik olarak engeller.
12. İsim, unvan, şirket ve telefon numarası içeren bir imza satırı eklemeyi unutmayın. Birinin adı ve e-posta adresine sahip olmanız, kim olduğunuzu hatırladıkları anlamına gelmez. Telefon numarası, gerektiğinde hızlı bir şekilde yanıt vermeleri veya soru sormaları içindir.
13. Her zaman, e-postanızı göndermeden önce gözden geçirin. Yazım denetleyicisinin her şeyi yakaladığını varsaymak güvenli değildir; mesajınızın net olduğunu ve ses tonunuzun profesyonel olduğunu doğrulayın.
Umarım e-posta görgü kurallarını iyileştirmek için yapılması ve yapılmaması gereken on üç şeyi bulmuşsunuzdur. E-posta iletişim aracını profesyonelce ve dikkatli kullanmayı unutmayın. Bu kolay iletişim aracının kullanımı arttıkça temel e-posta görgü kuralları daha önemlidir. Aletin hızlı olması, düzgün kullanılmaması gerektiği anlamına gelmez. Kötü geliştirilmiş e-postaların kişisel ve şirket profesyonelliğini yansıttığını daima unutmayın.
Bir yanıt yazın