Arkadaşlarım, meslektaşlarım ve müşteriler bana en büyük zorluklarından birinin aşırı e-posta yüklemesini yönetmeye çalışmak olduğunu söylüyorlar. Herkesin onlardan bir şey istediğini ve sonuç olarak e-postaya gömüldüklerini söylüyorlar. Bu senin için bir mücadele mi? Öyleyse, e-posta okuma ve alma konusunda size zaman kazandıracak birkaç ipucunu burada bulabilirsiniz.
1. İşyerinde kişisel e-postayı sınırlayın.
Evet, bu ciddi bir adım gibi görünebilir, ancak önceliklerinize odaklanmanıza yardımcı olacak, böylece işinizi tamamlayabilir ve sizin için en önemli şeyleri yapmak için zaman harcayabilirsiniz.
2. Bir spam programı kullanın.
İşvereniniz veya ISS’niz bunu zaten kapsayabilir, ancak kendi sisteminizi çalıştırıyorsanız, istenmeyen e-postaları mümkün olduğunca en aza indirmeye yardımcı olacak bir spam engelleyici isteyeceksiniz. (Uç: bilgisayar Dünyası Cloudmark’ın SpamNet’ini en iyilerden biri olarak değerlendirir.)
3. E-postayı saklamak için klasörleri kullanın.
Gelen kutunuz bir depolama tesisi değil, gelen postalar içindir. E-posta programınızda, ofisinizde/çalışma alanınızda basılı kopyayı depolamak için kullandığınız klasörleri “yansıtan” klasörler oluşturun.
4. İçeriğini özetlemek için e-postaların konusunu değiştirin.
Konuyu değiştirerek saklamaya karar verdiğiniz herhangi bir e-postayı bulmayı kolaylaştırın. Örneğin: “Güncelleme” konulu bir e-posta alırsanız ve bu, birisine bir güncelleme göndermeniz için bir istek olarak çıkarsa, konuyu “29.08.2005 tarihinde John Doe ürün güncellemesini gönder” olarak değiştirin. Bu işlev çoğu e-posta programında mevcuttur.
5. Gelen e-postaları gözden geçirme ve işleme sıklığını günde 2 veya 3 kez ile sınırlayın.
En odaklandığınız, yaratıcı veya enerjik olduğunuz zamanlar dışındaki zamanları seçin.
6. Genel bir kural olarak, gelen e-postanızı “işleme” görevini e-postanızda “çalışma” görevinden ayırın.
İstisna: Bir veya iki dakika içinde bir e-postayı yanıtlayabilir veya iletebilirseniz, yapın ve ardından silin. Aksi takdirde, yapmayı/yanıtlamayı/oluşturmayı daha sonraki bir çalışma dönemi için saklayın.
7. E-postanızı “Alındı” sırasına göre düzenleyin.
Diğer bir deyişle, gelen kutunuzu en yeni e-postalar en üstte olacak şekilde ayarladığınızdan emin olun.
8. E-posta gelen kutunuzu beş adımda boşaltın. İşte nasıl:
- Tüm e-postaları tarayın ve istenmeyen postaları silin. Tüm spam’leri filtrelemek imkansızdır, ancak onu tanımayı öğrenebilirsiniz, böylece onu açmakla veya virüs kapmakla zaman kaybetmezsiniz. Ortak özellikler şunları içerir: “Kimden” adresindeki rastgele bir sayı dizisi, “Konu”nun ardından altı boşluk ve ardından bir sayı gelir veya konu üç ünlem işaretiyle biter.
- Kalan e-postaları eskiden en yeniye ve önem sırasına göre inceleyin. “Önemli” ve “yapılacak” e-postaları okuyun, ardından “Bilginize” ve “bülten” e-postalarını tarayın.
- Bir e-posta daha sonra başvurmak istediğiniz bilgileri içeriyorsa: a) uygun e-posta klasörüne sürükleyin veya b) yazdırın, silin ve basılı kopyayı benzer bir malzemeyle dosyalayın.
- Bir e-posta bir işlem yapmanızı gerektiriyorsa: a) işlemi takviminize kaydedin, ardından b) silin veya ileride başvurmak üzere dosyalayın.
- Bir e-postayı inceledikten sonra gelecekte bir değeri olmadığını belirlerseniz, silin.
Aldığınız e-posta hacminin yavaşlaması olası değildir. Aslında, Bill Gates,
İş haftası ve bir dizi diğer endüstri uzmanı, e-posta aşırı yüklenmesinin üretkenliği olumsuz etkilediğini söylüyor. Bu teknikleri deneyin ve elektronik mektupların sizi hayal kırıklığına uğratmasına izin vermeyin.
Bir yanıt yazın